O crédito que chega ao banco pode ser diferente do total de vendas no cartão. Taxas, devoluções, disputas e outras movimentações ajudam a explicar essa diferença. A conciliação precisa preservar a composição, em vez de tratar o repasse líquido como se fosse toda a receita.
A documentação de conciliação de repasses da Stripe exemplifica a relação entre um repasse e o conjunto de transações que ele liquida. Cada instituição tem seus relatórios e regras; o roteiro abaixo organiza os controles que precisam conversar.
Trabalhe com três posições
A primeira posição reúne as vendas ou documentos da empresa. A segunda apresenta as transações e ajustes do processador. A terceira mostra os créditos efetivamente recebidos no banco.
Uma correspondência entre o banco e o total de um lote não prova que cada venda foi registrada corretamente. Da mesma forma, ter todas as vendas no sistema não confirma que o repasse ocorreu.
Defina o identificador que conecta essas posições: referência da transação, documento, parcela ou lote. Nomes abreviados no extrato podem não ser suficientes.
Explique a diferença com uma composição
Considere um exemplo ilustrativo de repasse:
| Componente | Valor |
|---|---|
| Vendas incluídas no lote | R$ 12.000 |
| Taxas do processamento | −R$ 300 |
| Devoluções incluídas | −R$ 600 |
| Repasse esperado | R$ 11.100 |
Os valores não representam uma tabela comercial. Taxas, prazos e ajustes devem ser conferidos nos contratos e relatórios efetivos.
Se o banco receber R$ 11.050, ainda faltará explicar R$ 50. Pode existir um ajuste adicional ou um erro na composição. Não altere uma taxa para fechar a conta sem evidência.
Separe as datas relevantes
A data da venda, a disponibilidade no processador e o crédito bancário podem ser diferentes. Em parcelamentos, preserve a agenda e a identidade de cada parcela.
Quando houver antecipação, identifique quais recebíveis foram envolvidos, quais custos surgiram e o que deixou de permanecer na agenda futura. Registrar a antecipação como uma nova venda duplicaria a origem econômica.
Uma posição de contas a receber atualizada precisa refletir essas mudanças de forma rastreável.
Trate estornos e disputas por sua natureza
Uma devolução comercial, uma contestação e uma falha de repasse não são o mesmo evento. Guarde a referência original, o estado da ocorrência, os documentos disponíveis e o efeito financeiro confirmado.
Não elimine a venda do histórico para fazer o saldo coincidir. Dependendo da situação, serão necessários eventos e tratamentos próprios, avaliados pelos responsáveis.
Também acompanhe valores ainda não repassados. Eles não devem desaparecer da conferência só porque ficaram fora do último crédito bancário.
Feche o período com uma reconciliação reproduzível
Guarde os relatórios utilizados, o intervalo de datas, o detalhamento dos lotes e a explicação das diferenças. Quando a instituição atualizar informações depois da primeira conferência, registre a versão revisada.
Leve as pendências ao fechamento contábil mensal e confira os créditos na conciliação bancária.
A qualidade da conciliação aparece quando a equipe consegue sair do valor líquido no banco e chegar às transações que o compõem, sem perder taxas, devoluções ou recebíveis ainda em aberto.