Conciliar uma conta patrimonial é explicar seu saldo com registros e evidências de apoio. A conferência pode envolver extratos, documentos, contratos, controles auxiliares ou outras informações adequadas à natureza da conta.
A apresentação das demonstrações tem como referência o CPC 26, conforme sua aplicabilidade. O procedimento proposto aqui é um instrumento operacional para sustentar a revisão das informações, e não uma substituição das normas.
Defina uma base para cada conta
Bancos podem ser conferidos com extratos. Contas a receber exigem composição por cliente e documento. Fornecedores precisam de uma posição de obrigações e pagamentos. Outros saldos podem depender de contratos e cálculos próprios.
Não use o mesmo modelo de evidência para todas as contas. Uma lista de lançamentos do razão repete o saldo contábil, mas pode não demonstrar se sua composição está correta.
Defina também a periodicidade. Contas com grande movimento ou risco relevante podem exigir acompanhamento mais frequente que a revisão mensal.
Compare informações da mesma data
Confirme entidade, moeda e data-base. Um auxiliar atualizado após o fechamento pode incluir movimentos que ainda não pertencem à posição analisada.
Considere um exemplo ilustrativo: a contabilidade apresenta R$ 18 mil em fornecedores e o controle auxiliar mostra R$ 20 mil. A diferença de R$ 2 mil pode envolver documento ausente, liquidação registrada em datas distintas ou duplicidade.
O trabalho é identificar a causa. Não basta criar um lançamento de R$ 2 mil para fazer os totais coincidirem.
Construa a composição do saldo
Uma ficha de conciliação pode reunir:
| Campo | Finalidade |
|---|---|
| Conta e entidade | Delimitar o objeto da revisão |
| Saldo contábil | Identificar a posição do razão |
| Composição de apoio | Demonstrar os itens que sustentam o saldo |
| Diferenças | Separar valores ainda não explicados |
| Preparador e revisor | Registrar responsabilidades |
| Evidências e pendências | Permitir reprodução e continuidade |
Quando um saldo tiver várias parcelas, preserve a identificação de cada uma. Uma diferença antiga não deve ser compensada com uma diferença nova sem relação demonstrada.
Investigue pela natureza da ocorrência
Separe erro de cadastro, diferença de período, documento faltante e divergência de valor. Essa classificação ajuda a encaminhar o item à pessoa capaz de resolvê-lo.
Na conta bancária, use o roteiro de conciliação bancária. Para avaliar a prioridade das diferenças, considere a materialidade no fechamento e os demais riscos envolvidos.
Um saldo pequeno pode conter uma ocorrência importante por sua natureza. A análise não deve ser reduzida a um limite monetário automático.
Conclua a revisão sem perder a rastreabilidade
Registre os ajustes aprovados e atualize a composição. Se algum item permanecer em aberto, informe motivo, responsável, prazo e decisão tomada sobre seu tratamento.
Quando houver alteração posterior, preserve a versão que foi efetivamente revisada. A condição de conciliado não deve continuar válida por inércia depois de uma mudança relevante.
Leve essa posição ao fechamento contábil mensal. A conciliação é útil quando uma pessoa diferente consegue compreender o saldo e localizar as evidências sem reconstruir todo o trabalho.